Gagner en productivité en automatisant votre boite de réception Gmail

Dans ce billet de blog, je vous présente un petit tuto simple pour apprendre à gagner du temps et libérer votre esprit pour des tâches plus importantes, tout simplement en utilisant la fonction filtre et libellé de la messagerie Gmail.

optimisez-votre-boite-de-reception

Nous sommes sans cesse sollicité par nos boîtes de réception, que ce soit au travail ou dans nos vies perso.
Il y a deux jours de ça, je dînais avec un ami, quand il regarda son téléphone en soupirant.
Par soucis pour lui je lui demanda ce qu’il n’allait pas et il me répondit assez agacé qu’il lui faudrait engager un assistant juste pour gérer sa boîte mail et qu’il passait parfois plus d’une heure à supprimer les spams ou archiver ses mails.
Je lui proposa alors d’optimiser son temps en automatisant sa messagerie !
Si vous vous retrouvez souvent dans une situation similaire, le reste de cet article risque de vous intéresser. 

Gmail la messagerie la plus utilisée

Gmail est un outil de messagerie électronique gratuit, inclus dans la suite de google Gsuite.
Cet outil est disponible sur le web à partir d’un ordinateur ou en application android et ios.

Gmail inclus de nombreuses fonctionnalités une synchronisation de vos contacts , un CRM via une extension chrome, une barre de recherche en natif, la gestion de vos onglets , la création de libellés, de filtres et l’administration de votre Google Calendar.
Oui ! Si vous décidez de créer une adresse Gmail, je ne peux que vous conseiller d’intégrer tout l’éco-système Google ! C’est un bonheur à utiliser entre mes supports que ce soit apple ou  android 

Créez vos libellés pour y voir plus clair

Enfin rentrons dans le vif du sujet, et si nous optimisons votre boîte de réception ?

Étape 1 :

1. Ouvrez votre messagerie google à partir d’un Pc

2. Sur la gauche vous devriez voir une colonne en allant en bas il doit y avoir une flèche vers le bas avec écrit « + »

3. Cliquez dessus et faite défiler jusqu’au + créer un libellé et cliquez dessus.

Etape 2 :

Très simplement créez vos libellés de niveau 1.

pour vous aider nous allons en créer un ensemble.

Je crée donc le libellé Administration,vous devriez maintenant le voir sur la colonne de gauche. Pour aller plus loin cliquez droit sur les trois points verticaux à coté de  » Administration  » pour voir apparaître une fenêtre. Dans cette fenêtre vous avez le choix de différentes couleurs et option , j’associe le libellé administration à la couleurs grise, mais tout cela est facultatif.

gagnez-en-productivite-en-automatisant-votre-boite-de-reception

Etape 3 :

Choisissez un mail qui serait susceptible de rentrer dans cette catégorie (libellé administration) .
Pour l’exemple, nous prenons la banque postale. Je copie l’adresse entière soit : contact@labanquepostale.com. Je retourne sur la boîte de réception et dans la barre de recherche , je clique sur la flèche qui pointe vers le bas.

Une nouvelle fenêtre apparaît, sur la première ligne je colle l’adresse mail contact@labanquepostale.com.  supprimez contact si vous voulez inclure tous les mails provenant de facture. Cliquez sur le bouton créer un filtre.

optimisez-votre-messagerie

Etape 4 : 

Une nouvelle fenêtre apparaît avec plusieurs cases à cocher selon vos choix.

Je choisis :

1. de ne pas afficher dans la boîte mail  

2.de le marquer comme lu

3. (4e cases en partant du haut) de créer un libellé Banque postale et de l’imbriqué sous le libellé  » administration « 

5.d’appliquer également ce filtre à X conversation correspondante ( dernière case)

Cliquez sur créer le filtre.

Dorénavant tous les mails provenant de la banque postale iront directement dans le libellé Administration—> banque postale sans passer par votre boîte de réception

optimisez-vos-boite-de-reception

Créez vos filtres et laissez votre messagerie travailler à votre place

Maintenant que vous avez compris le principe, laissez place à votre imagination pour optimiser votre boîte de réception et être tranquille.
Personnellement avec cette méthode il n’y a que les mails non récurrents qui apparaissent dans ma boîte mail.

Tout le reste est traité automatiquement.

Script utile pour votre messagerie

Pour les personnes qui souhaitent aller plus loin,avec une petite recherche sur google, vous pouvez installer des scripts vous permettant d’effacer vos mails après x jours, de vous envoyer un sms à la réception d’un mail important etc…

Demandez donc à google 😉

Merci d’avoir pris le temps de me lire n’hésitez pas à partager l’article et à me donner votre avis en commentaire.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *